Getting Things Done – kurz und bündig erklärt
Das Gehirn als Erinnerungshilfe
Grundlagen von Getting Things Done
Umseztung der Getting Things Done Methode
- Anrufe
- Office
- Homeoffice
- unterwegs oder Joure Fixe beispielsweise
Es ist nicht produktiv für, wenn sie mit Aufgaen konfrontiert werden, die nur im Office erledigt werden können und sie aktuell im Auto zu einem Termin unterwegs sind. In diesem Fall würde es Sinn machenkontextbezogene Aufgaben aufzurifen und beispielsweise die Dinge umzusetzen, die im Auto umgesetzt werden können. Beispielsweise Anrufe oder sonst ein Kontext.
Wenn regelmäßig ein Joure Fixe umgesetzt wird, dann fügen sie die Aufgaben, die das Joure Fixe betreffen, dem Kontext Joure Fixe zu. Mit einem Klick erhalten sie dann alle wichtigen Informationen bzw. Aufgabe zu diesem Kontext und können die Aufgaben priorisieren und dann abarbeiten.
Getting Things Done in meinem Alltag
- Ich verschiebe die Aufgabe aus dem Posteingang in ein Projekt
- danach wird die Aufgabe einem Kontext zugewiesen und ggfs schon priorisiert
Bei der Umsetzung und Abarbeitung der Aufgaben ist es dann wichtig, neben der Priorität zu schauen, wie viel Zeit man hat. Eine Aufgabe zu erledigen, die ich aus termingründen nicht umsetzen kann, macht keinen Sinn.
Komplexere Aufgaben erledige ich, wenn möglich, vormittags, da ich in dieser Phase geistig am frischesten bin. Wenn ich diese Punkte berücksichtige – indem Fall also:
- Kontext,
- Zeit
- Motivation & Energie
- Priorität
Unter Berücksichtigung der zwei Minuten Regel ist es zudem sehr sinnvoll, „kleinteilige“ Aufgaben anzulegen. Das wirkt auf den ersten Blick nervig und aufwendig, hilft aber insgesamt. Beispielsweise ist es motivierender, wenn ich Aufgaben mehrfach am Tag abhaken kann, als wenn ich die Aufgabe sehr komplex formuliere um am Ende des Tages ein oder zwei Mal eine Aufgabe abhaken kann.
Mit meiner Erfahrung der letzten Jahre würde ich die Umsetzung heute natürlich wesentlich schneller umgesetzt bekommen. Ich unterstütze teilweise meine Kunden in der richtigen Herangehensweise dieser Methode und verfeinere diese nach Notwendigkeit.
Meine eingesetzte App: Things
Ich erleichtere mir die Umsetzung der Getting Things Done Methode mit einer App. Da ich in der Apple-Welt zu Hause bin und ich seit Jahren bereits mit der App Things (Link) arbeite, kann ich diese auch allen Apple-Nutzern empfehlen. Leider gibt es die App nicht in der Windows Welt. Sechs Tools, mit dem die GTS Methode ebenfalls problemlos umgesetzt werden kann, finden Sie weiter unten im Artikel.
Podcast – GTD einfach erklärt
Hören Sie unseren Podcast kostenlos auf iTunes – ob auf dem Weg zur Arbeit, im Zug, Flugzeug oder beim Spaziergang mit dem Hund. Android Nutzer können sich die Stitcher App downloaden und ebenfalls den Podcast kostenlos hören.
Fazit
Mein Fazit kurz und knapp gefasst ist, dass der Einsatz der Getting Things Done Methode nur dann erfolgreich sein kann, wenn man die Methode konsequent umsetzt. Ich selbst habe einige Entwicklungsstufen zunächst umsetzen müssen, bis ich nach Jahren jetzt die Konsequenz habe, die notwendig ist. Ist die Methode erst einmal erfasst, dann wird ihr Zeitmanagement effizienter und effektiver. GTD ist an keine Software oder Papiervorlage gebunden. Einige Tools werde ich Ihnen an dieser Stelle noch vorstellen.
Sechs Tools für die Umsetzung der Getting Things Methode
To Do Listen sind seit David Allen sicherlich noch mal in den Vordergrund gerückt. Die Umsetzung der GTD Methode ist mit den unterschiedlichsten Tools möglich. Sechs Tools bzw. Apps habe ich im Folgenden zusammengefasst, wobei jeder selbst für sich entscheiden muss, welches Tool, welche Variante favorisiert wird.
Things (Link)
Ich persönlich arbeite mit Things, einem Tool, was ausschließlich für Apple verfügbar ist und sich entsprechend nur anbietet, wenn sie in der Macwelt unterwegs sind. Der Vorteile, neben der Einfachheit und intuitiven Benutzung liegt für mich darin, dass ich die Daten device-übergreifend nutzen kann und egal, ob ich am iMac, iPad oder iPhone sitze, auf die in der Cloud abgespeicherten Daten jederzeit zugreifen und diese bearbeiten kann. Wie genau ich mit Things arbeite, erfahren Sie auch in der Podcast Episode.
Evernote (Link)
Evernote ist keine klassische To Do App. Aber sollten sie bereits mit Evernote arbeiten, gibt es seitdem Evernote auch Erinnerungen anbietet, die Möglichkeit, auch dieses Tool praktisch für diesen Zweck zu nutzen. Ich persönlich arbeite zwar auch mit Evernote, setzte es aber in meinem Alltag anders ein.
Omnifocus (Link)
Omnifocus ist der große Konkurrent zu Things. Der große Vorteil ist, dass Omnifocus nicht nur in der Apple-Welt funktioniert, sondern auch Android oder PC Anwender mit Omnifocus arbeiten können. Omnifocus bietet alle Eigenschaften, die Things auch bietet. Letztlich ist es wie so häufig im Leben, eine Frage der eigenen Vorliebe.
Wunderlist (Link)
Der deutsche Ableger, wenn man so will, ist wunderlist. Auch mit wunderlist habe ich schon gearbeitet bzw. es mir angeschaut. Auch Wunderlist biett alle Funktionaliäten, um nach der GTD Methode zu arbeiten.
doit.im (Link)
Doit.im stammt von einer Software-Schmiede aus Chine. Weltweit nutzen bereits mehrere Millionen Nutzer die App. In der Basis-Version ist doit.im kostenlos. Wer aber intensiver und „richtig“ mit der App arbeiten möchte, muss ebenfalls – wie bei den anderen Apps auch bezahlen. Doit ist ebenfalls nicht auf eine Welt (iOS oder Android) fokussiert, sondern funktioniert in beiden Welten.
Trello (Link)
Trello ist auf den ersten Blick, genau wie Evernote, keine klassische To Do App, sondern eher im Projektmanagement anzusiedeln. Da die Bekanntheit von Trello aber enorm zunimmt und man auch To Dos wie bei GTD notwendig, anlegen kann, eignet sich auch Trello letztlich zur Nutzung. Die Basis-Version ist kostenlos, die Benutzerführung intuitiv und das Tool wie geschrieben, vielseitig einsetzbar.
Buch-Empfehlung
- Getting Things Done, David Allen (Link)
Kommentare, Fragen und was es sonst zu sagen gibt.
Sollten Sie wie immer Fragen zu diesem Thema haben, ihre Meinung zu unserer aktuellen Podcast Episode loswerden wollen oder sie sonst eine Frage oder Anregung haben, nutzen sie gerne die Kommentarfunktion unterhalb dieses Artikels. Wenn sie intensiver in den Dialog einsteigen wollen, weitere Informationen und Anregungen zum Digitalen Unternehmertum erfahren möchten, dann sollten Sie unbedingt in unserer Facebook-Seite vorbeischauen.