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Effektives Zeitmanagement dank der Getting Things Done Methode (GTD)

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Sie kennen vielleicht die Situation, sie fühlen sich gestresst, wissen nicht, wo ihnen der Kopf steht, haben viele Termine und Meetings zu stemmen? Müssen darüber hinaus an viele Dinge denken? – völlig egal, ob Sie Angestellter, Manager oder Unternehmer sind.
Sie  wünschen sich mehr Struktur im Arbeitsalltag, Sie möhten den Überblick über die verschiedensten Projekte behalten und mehr Zeit für andere Dinge und Kreativität haben? Als Unternehmer ist man ständig nicht nur mit einem Thema beschäftigt, sondern muss an vielen Fronten agieren.

Getting Things Done – kurz und bündig erklärt

In der heutigen Podcast-Episode möchte ich Ihnen eine Methode vorstellen, mit dem Sie ihr Zeitmanagement effektiver gestalten können. Getting Things Done ist ein Zeitmanagement System, welches 2001 von David Allen erfunden wurde.
Ich persönlich sehe sehr viel Potenzial mit dieser Methode für Klein- und mittelständische Unternehmen, da viele große Unternehmen sich mit der Methode bereits befasst haben und teilweise auch umsetzen.
Was ist Getting Things Done und wie kann ich diese Methode für ein effektives Zeitmanagement nutzen? Dabei soll GTD nicht nur die Produktivität verbessern, sondern auch mehr Zeit und Spielraum für Kreativität schaffen. Das Gehirn wird dadurch entlastet, dass man nicht an Aufgaben und eben diese Dinge denken muss, sondern sich vollständig auf das GTD System verlassen kann. Damit das funktioniert, muss man sich dieser Methode hingeben und sie konsequent umsetzen.

Das Gehirn als Erinnerungshilfe

David Allen sagt in seinem Buch, dass unser Gehirn letztlich dafpr gemacht ist, uns an alles zu erinnern, was wir uns letztlich in irgendeiner Weise vorgenommen haben. Ob die Situation, in der wir uns erinnern, der richtige Zeitpunkt ist, kann unser Gehirn nicht steuern. Wir werden also praktisch erinnerst, wenn eine assiziative Verknüpfung mit der aktuellen Situation entsteht. Unser Gehirn arbeitet nach dem Motto. Besser immer mal wieder erinnern als gar nicht.

Grundlagen von Getting Things Done

Grundsätzlich sollte man bei der GTD Methode zwischen Termine und Aufgaben unterscheiden. In den Terminkalender gehört alles, was an einem bestimmten Tag, zu einer bestimmten Uhrzeit fällig wird. Alles andere wird als Aufgabe dann in das GTD System integriert.
Dadurch wird klar, dass es keine täglichen To-Do-Listen mehr gibt. Zu viele To Dos an einem Tag, können je nach Typ auch hemmend wirken und fördern eben nicht die Produktivität. Wie genau man das enthemmen kann, zeigt der Podcast bzw. liefert die GTD Methode. Wenn das Prinzip dieses Systems erst einmal richtig verstanden und konsequent umgesetzt wird, wird man effizienter arbeiten und sein Zeitmanagement verbessern können.

Umseztung der Getting Things Done Methode

Grundsätzlich sind nach David Allens Methode zunächst einmal alle Aufgaben, die weniger als zwei Minuten andauern, direkt umzusetzen. Alle anderen Aufgaben werden erfasst – am besten in eine Art Posteingang, wo die Aufgaben ohne irgendeine Priorisierung gebündelt werden. Wie sie das mit dem Posteingang genau organisieren können, ist ihnen überlassen. Im Verlaufe dieses Artikels zeige ich Ihnen 10 Tools, mit dem Sie die GTD Methode digital umsetzen können. Aber auch in Papierform ist es – je nach Vorliebe – umsetzbar. Dazu aber später mehr. Sollte sie interessieren, wie ich mit der GTD und welchem Tool arbeite, hören sie sich den Podcast an.
Die Aufgaben im Podcast werden dann von Ihnen einem bestimmten Projekt zugeordnet. Ein Projekt besteht laut David Allen aus mehreren Teilaufgaben. Zusätzlich wird jede Aufgabe einem Kontext zugewiesen. Kontext in diesem Zusammenhang kann sein:
  • Anrufe
  • Office
  • Homeoffice
  • unterwegs oder Joure Fixe beispielsweise

Es ist nicht produktiv für, wenn sie mit Aufgaen konfrontiert werden, die nur im Office erledigt werden können und sie aktuell im Auto zu einem Termin unterwegs sind. In diesem Fall würde es Sinn machenkontextbezogene Aufgaben aufzurifen und beispielsweise die Dinge umzusetzen, die im Auto umgesetzt werden können. Beispielsweise Anrufe oder sonst ein Kontext.

Wenn regelmäßig ein Joure Fixe umgesetzt wird, dann fügen sie die Aufgaben, die das Joure Fixe betreffen, dem Kontext Joure Fixe zu. Mit einem Klick erhalten sie dann alle wichtigen Informationen bzw. Aufgabe zu diesem Kontext und können die Aufgaben priorisieren und dann abarbeiten.

Getting Things Done in meinem Alltag

Ich persönlich nutze GTD bereits seit vielen Jahren und versuche nach dieser Methode zu arbeiten. Seither hat sich mein Zeitmanagement wesentlich effizienter gezeigt. Auch wenn ich mich in der ersten Phase immer wieder selbst dabei erwischt habe, immer wieder andere Vorgehenensweise ertappt habe. Beispielsweise habe ich meine Aufgabe nicht nur direkt aus meinem Gehirn entfernt, in dem ich die Aufgabe erfasst habe. Ich wollte im ersten Step die Aufgabe direkt einem Projekt zuweisen und in den Kontext bringen. Das ist aber falsch. Sammeln sie zunächst alle Aufgaben in dem Posteingang und fügen sie dieses dann erst entsprechend zu.
Grundsätzlich habe ich gemerkt, wie wichtig es ist, die Methode ganz oder gar nicht – also in voller Konsequenz umzusetzen, damit sich mein Zeitmanagement effektiv gestalten kann.
Wenn ich dann die Aufgaben im Posteingang bearbeite, dann gehe ich wie folgt vor:
  • Ich verschiebe die Aufgabe aus dem Posteingang in ein Projekt
  • danach wird die Aufgabe einem Kontext zugewiesen und ggfs schon priorisiert

Bei der Umsetzung und Abarbeitung der Aufgaben ist es dann wichtig, neben der Priorität zu schauen, wie viel Zeit man hat.  Eine Aufgabe zu erledigen, die ich aus termingründen nicht umsetzen kann, macht keinen Sinn.

Komplexere Aufgaben erledige ich, wenn möglich, vormittags, da ich in dieser Phase geistig am frischesten bin. Wenn ich diese Punkte berücksichtige  – indem Fall also:

  • Kontext,
  • Zeit
  • Motivation & Energie
  • Priorität

Unter Berücksichtigung der zwei Minuten Regel ist es zudem sehr sinnvoll, „kleinteilige“ Aufgaben anzulegen. Das wirkt auf den ersten Blick nervig und aufwendig, hilft aber insgesamt. Beispielsweise ist es motivierender, wenn ich Aufgaben mehrfach am Tag abhaken kann, als wenn ich die Aufgabe sehr komplex formuliere um am Ende des Tages ein oder zwei Mal eine Aufgabe abhaken kann.

Mit meiner Erfahrung der letzten Jahre würde ich die Umsetzung heute natürlich wesentlich schneller umgesetzt bekommen. Ich unterstütze teilweise meine Kunden in der richtigen Herangehensweise dieser Methode und verfeinere diese nach Notwendigkeit.

Meine eingesetzte App: Things

App ThingsIch erleichtere mir die Umsetzung der Getting Things Done Methode mit einer App. Da ich in der Apple-Welt zu Hause bin und ich seit Jahren bereits mit der App Things (Link) arbeite, kann ich diese auch allen Apple-Nutzern empfehlen. Leider gibt es die App nicht in der Windows Welt. Sechs Tools, mit dem die GTS Methode ebenfalls problemlos umgesetzt werden kann, finden Sie weiter unten im Artikel.

 

Podcast – GTD einfach erklärt

Hören Sie unseren Podcast kostenlos auf iTunes – ob auf dem Weg zur Arbeit, im Zug, Flugzeug oder beim Spaziergang mit dem Hund. Android Nutzer können sich die Stitcher App downloaden und ebenfalls den Podcast kostenlos hören.

Fazit

Mein Fazit kurz und knapp gefasst ist, dass der Einsatz der Getting Things Done Methode nur dann erfolgreich sein kann, wenn man die Methode konsequent umsetzt. Ich selbst habe einige Entwicklungsstufen zunächst umsetzen müssen, bis ich nach Jahren jetzt die Konsequenz habe, die notwendig ist. Ist die Methode erst einmal erfasst, dann wird ihr Zeitmanagement effizienter und effektiver. GTD ist an keine Software oder Papiervorlage gebunden. Einige Tools werde ich Ihnen an dieser Stelle noch vorstellen.

Sechs Tools für die Umsetzung der Getting Things Methode

To Do Listen sind seit David Allen sicherlich noch mal in den Vordergrund gerückt. Die Umsetzung der GTD Methode ist mit den unterschiedlichsten Tools möglich. Sechs Tools bzw. Apps habe ich im Folgenden zusammengefasst, wobei jeder selbst für sich entscheiden muss, welches Tool, welche Variante favorisiert wird.

Things (Link)

Ich persönlich arbeite mit Things, einem Tool, was ausschließlich für Apple verfügbar ist und sich entsprechend nur anbietet, wenn sie in der Macwelt unterwegs sind. Der Vorteile, neben der Einfachheit und intuitiven Benutzung liegt für mich darin, dass ich die Daten device-übergreifend nutzen kann und egal, ob ich am iMac, iPad oder iPhone sitze, auf die in der Cloud abgespeicherten Daten jederzeit zugreifen und diese bearbeiten kann. Wie genau ich mit Things arbeite, erfahren Sie auch in der Podcast Episode.

Evernote (Link)

Evernote ist keine klassische To Do App. Aber sollten sie bereits mit Evernote arbeiten, gibt es seitdem Evernote auch Erinnerungen anbietet, die Möglichkeit, auch dieses Tool praktisch für diesen Zweck zu nutzen. Ich persönlich arbeite zwar auch mit Evernote, setzte es aber in meinem Alltag anders ein.

Omnifocus (Link)

Omnifocus ist der große Konkurrent zu Things. Der große Vorteil ist, dass Omnifocus nicht nur in der Apple-Welt funktioniert, sondern auch Android oder PC Anwender mit Omnifocus arbeiten können. Omnifocus bietet alle Eigenschaften, die Things auch bietet. Letztlich ist es wie so häufig im Leben, eine Frage der eigenen Vorliebe.

Wunderlist (Link)

Der deutsche Ableger, wenn man so will, ist wunderlist. Auch mit wunderlist habe ich schon gearbeitet bzw. es mir angeschaut. Auch Wunderlist biett alle Funktionaliäten, um nach der GTD Methode zu arbeiten.

doit.im (Link)

Doit.im stammt von einer Software-Schmiede aus Chine. Weltweit nutzen bereits mehrere Millionen Nutzer die App. In der Basis-Version ist doit.im kostenlos. Wer aber intensiver und „richtig“ mit der App arbeiten möchte, muss ebenfalls – wie bei den anderen Apps auch bezahlen. Doit ist ebenfalls nicht auf eine Welt (iOS oder Android) fokussiert, sondern funktioniert in beiden Welten.

Trello (Link)

Trello ist auf den ersten Blick, genau wie Evernote, keine klassische To Do App, sondern eher im Projektmanagement anzusiedeln. Da die Bekanntheit von Trello aber enorm zunimmt und man auch To Dos wie bei GTD notwendig, anlegen kann, eignet sich auch Trello letztlich zur Nutzung. Die Basis-Version ist kostenlos, die Benutzerführung intuitiv und das Tool wie geschrieben, vielseitig einsetzbar.

Buch-Empfehlung

  • Getting Things Done, David Allen (Link)

Kommentare, Fragen und was es sonst zu sagen gibt.

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thomas

Thomas Ottersbach ist Gründer der Unternehmensberatung Ottersbach Consulting. Mit seiner jahrelangen Erfahrung als Entrepreneur im Online-Business gibt er seine Expertise heute gezielt mit seinem Team an Unternehmen weiter. Thomas betreibt u.a. auch das beliebte Commerce Fachmagazin ecommerce-vision.de.

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